Come usare i social media durante gli eventi?

Ho già raccontato dei Social Media, di cosa sono, di come si usano, di quali sono i trend emergenti. Tuttavia, oggi vorrei approfondire il ruolo che hanno questi strumenti digitali nell’organizzazione di un evento, soprattutto in virtù del fatto che in questo periodo sto proprio lavorando in questo ambito.

Ma veniamo a noi: come si pianifica una strategia di Social Media Marketing?

In primis, bisognerà definire degli obiettivi chiari, precisi e misurabili, nonché declinarli nelle diverse fasi di un evento, ovvero prima, durante, post. E individuare il target di riferimento a cui vorrai rivolgere la tua comunicazione.

Fase prima dell’evento. La data è fissata, gli speaker hanno confermato, la location è stata scelta… ora bisogna solo promuovere.

In questa fase è molto utile individuare alcune parole chiave e qualche hashtag di riferimento per l’evento, che sia in grado di mettere bene in evidenza qual è l’argomento e lo scopo dell’iniziativa. Questo hashtag potrà essere condiviso con i relatori, al fine di incentivare anche loro nell’utilizzo, e con tutti i partecipanti in modo da poter monitorare le loro attività, interagire e condividere i contenuti. In seguito, bisognerà pianificare la pubblicazione di post sui diversi canali Social scelti per la promozione dell’evento: i messaggi dovranno sottolineare l’importanza dell’iniziativa, i contenuti salienti, gli ospiti d’onore e il vantaggio di partecipare. Ricorda, che è molto importante qualora i relatori abbiano dei profili sui social network taggarli, con l’obiettivo di essere ri-condivisi e aumentare la visibilità e l’engagement. Ovviamente, nei copy dei post non dovranno mancare tutte le informazioni utili inerenti l’organizzazione dell’evento, quindi l’ora, il luogo, la modalità di partecipazione. Per quanto riguarda Facebook e Linkedin è, inoltre, possibile creare un vero e proprio evento con la funzionalità dedicate offerte dalle piattaforme: questo permetterà all’utente che manifesta interesse di ricevere la notifica sotto data, come reminder dell’incontro.

Fase durante l’evento. Ciak, in azione!

Quando l’evento è iniziato, bisogna prestare molto attenzione nella ricerca dei contenuti da condividere. È sicuramente utile preparare anticipatamente del materiale, quale ad esempio dei brevi copy che richiamano alcuni dei messaggi più importanti che vogliono essere disseminati, i famosi hashtag di cui sopra, i tag dei diversi speaker, le pagine da menzionare, ecc… in modo tale da facilitare la pubblicazione dei post durante l’iniziativa. Oltre a ciò, bisogna monitorare l’attività dei partecipanti e le conversazioni che si instaurano sulla piattaforma in modo da poterle condividere in tempo reale, commentare o semplicemente mettere “mi piace”. È utile, qualora possibile, avere una postazione dedicata alla messaggistica per poter rispondere velocemente alle domande degli utenti, o eventualmente selezionare – qualora previsto dal palinsesto – quelle da sottoporre ai relatori dell’evento.

Fase dopo l’evento. L’evento è terminato con grande successo, ma qual è il valore generato? Come posso ottimizzare i miei sforzi?

L’evento è concluso, ma ciò non implica che la comunicazione e l’interazione con gli utenti deve finire; è molto importante, infatti, continuare a mantenere le relazioni con il proprio audience, chiedendo feedback sull’iniziativa, condividendo con loro risorse interessanti e i risultati raggiunti. Cerca di ri-organizzare tutto il materiale che hai collezionato e magari prepara un mini video per creare un maggior engagement, oppure prepara una gallery fotografica con una bella descrizione della foto, oppure ancora condividi dei post ad infografica che mettano in risalto dei dati utili per il tuo pubblico. E non dimenticare, infine, di analizzare la tua performance: l’elaborazione dei dati e delle informazioni relative alle azioni che hai adottato ti aiuteranno a migliorare la tua strategia per i prossimi eventi.