Reportistica: l’importanza di monitorare e rappresentare le proprie azioni

Nei miei ultimi articoli ho deciso di raccontare un po’ di più ciò che faccio nel concreto durante la mia attività professionale, così da poter dare un’idea più concreta di cosa mi occupo attraverso esperienze dirette. Pertanto, poiché sto lavorando su alcuni report di presentazione delle azioni che ho implementato per incrementare la visibilità di un mio cliente, in questo contributo parlerò della reportistica e di quanto sia importante nell’attuazione di ogni strategia di comunicazione e marketing.

L’elaborazione di report che descrive le attività svolte avviene all’interno di ogni dipartimento, che sia dedicato al marketing, alle vendite o alla gestione finanziaria. Il reporting permette, infatti, di analizzare ciò che è stato implementato, le azioni che si sono attivate, le spese che sono state effettuate e se gli obiettivi stabiliti nella fase iniziale della strategia sono stati raggiunti, in che modo. In ambito marketing, i report vengono redatti con una cadenza prestabilita con l’obiettivo di verificare quanto attuato e “aggiustare il tiro” di conseguenza, oppure a termine del percorso strategico per analizzare attentamente i risultati raggiunti e rendicontare le azioni che sono state intraprese e le eventuali spesi pubblicitarie.

A meno che ci siano delle specifiche linee guida da parte del cliente, in generale un report può essere articolato come segue.

In prima istanza deve essere preparato un riassunto chiaro e di facile lettura dell’intera strategia di marketing e di comunicazione, all’interno del quale possono essere anche declinati gli obiettivi che hanno guidato la strategia, e che sono stati identificati come obiettivi SMART (specifici, misurabili, realizzabili, realistici e limitati nel tempo). Io suggerisco – in questa sezione – di inserire anche una tabella che in maniera sintetica elenchi i risultati raggiunti in termini numerici, avvalendosi di indicatori efficaci per ciascun canale di comunicazione adottato. Questa elaborazione dei dati permetterà a noi o al nostro cliente di avere un’immagine d’insieme di ciò che è stato fatto e degli effettivi risultati raggiunti, corrispondenti al rendimento di ogni investimento. Oltre alla tabella, ovviamente grafici ed infografiche possono supportare la visualizzazione immediata ed accattivante dei dati.

In seguito, il report dovrà riportare la descrizione di ogni singola azione intrapresa all’interno della strategia, suddivisa per singolo canale o per macro aree, corredata anche da immagini, schreenshot, e numeri che aiutino a dare maggiore evidenza e testimonianza di quanto è stato effettuato. Se nella strategia iniziale sono stati definiti degli specifici KPI, in questa sezione del report dovranno essere illustrati, uno a uno, con eventuali ulteriori allegati nell’appendice del documento.

Al fine di dare un suggerimento complessivo per migliorare la performance nelle fasi future dell’attività, la parte conclusiva del report dovrà riassumere non solo i maggiori e principali risultati raggiunti, ma anche far emergere eventuali difficoltà e criticità che si sono incontrate, nonché suggerire raccomandazioni utili e azioni da implementare per migliorare la prestazione. Tali suggerimenti potranno essere presentati attraverso un chiaro punto elenco, facilmente comprensibile e soprattutto realizzabile, oppure anche qui con infografiche colorate ed accattivanti. Molto spesso, per esempio, io utilizzo strumenti WordCloud ed elementi di SmartArt per mettere in risalto messaggi chiavi.